Créer un événement
Soirée à thème, atelier, menu de la Saint-Valentin : créez un événement à date fixe, avec ses places, son prix, ses options et son paiement en ligne, puis suivez les inscrits jusqu'au soir J.
Comment fonctionne un événement
Un événement remplace votre service habituel sur ses dates et ses horaires. Le samedi de la Saint-Valentin, votre dîner habituel laisse la place à la soirée : vos clients réservent l'événement, avec son prix et ses conditions. Vos autres services du jour, le déjeuner par exemple, restent ouverts. Un jour où vous êtes habituellement fermé, l'événement ouvre exceptionnellement.
L'événement est publié dès sa création et réservable aussitôt, jusqu'à l'heure d'arrivée.
Dans la liste Événements, chaque événement affiche son état :
Publié : vos clients peuvent réserver.
Toutes les places sont prises. La liste d’attente s’ouvre.
La date est passée. Il rejoint l’onglet « Passés ».
Vous l’avez annulé : les participants ont été remboursés et prévenus.
1. Créer l'événement
Menu Événements, puis « Créer un événement ». La fenêtre « Nouvel événement » compte trois blocs : L'événement, Quand, Combien.
« L'événement »
- « Titre » (80 caractères), par exemple « Saint-Valentin ».
- « Photo » : une vraie photo de votre salle ou de vos plats, jamais une image générée.
- « Texte » (600 caractères) : ce qui est inclus, le menu, l'ambiance.
- « Menus proposés » : en réservant, le client pourra choisir l'un de ces menus. Seuls les menus qui ont au moins un plat sont proposés. Voir Proposer un menu quand le client réserve.
« Quand »
- « Dates » : Ajouter une date, autant de fois que nécessaire (jusqu'à 31), toutes au même horaire.
- Le mode d'arrivée :
- « Tous à la même heure » : une « Heure », et si besoin « Ajouter un 2e service » (par exemple 19:00 et 21:30) ;
- « Arrivées libres » : « Arrivées de … à … », comme un service habituel.
- « Fin vers » (facultatif) : l'heure de fin affichée au client et dans son agenda. Elle peut dépasser minuit.
« Combien »
- « Prix par personne » : vide, c'est une entrée libre et le client paie à la carte.
- « Places » : les couverts par service (heure fixe) ou sur la soirée (arrivées libres). Le champ est prérempli avec la capacité du service remplacé.
- « Options payantes » : jusqu'à 10 options, chacune avec un nom et un prix par personne (une coupe de champagne, l'accord mets et vins). Le client indique combien de couverts les prennent.
- « Paiement » : voir le point 2.
- « Annulation gratuite jusqu'à » : 24 h, 48 h (par défaut), 72 h ou 7 jours avant.
2. Choisir le mode de paiement
Le client paie l'événement en réservant. L'argent arrive sur votre compte Stripe, sans commission Omany.
Le prix par personne devient obligatoire. C'est le mode qui protège le mieux une soirée à places limitées.Le client enregistre sa carte : rien n'est prélevé. Vous ne le débitez qu'en cas d'absence ou d'annulation tardive.
Réglez le « Montant par personne » et « À partir de … personnes ». Les options se règlent alors sur place.Ni paiement ni caution : tout se règle sur place.
Ce choix écarte aussi votre caution habituelle pour ces soirs-là. C'est le seul mode possible sans Stripe.Annulation gratuite jusqu'à 48 h avant, soirée du samedi 14 février à 20:00.
Attention
Les frais de Stripe (environ 1,5 % + 0,25 € par paiement) ne sont pas restitués en cas de remboursement. Le mode de paiement et le délai d'annulation ne peuvent plus être changés une fois la première réservation payée ou garantie.
3. Vérifier, puis publier
Avant de publier, l'encadré « Ce qui va se passer » résume l'effet de l'événement sur votre planning. Lisez-le : c'est votre dernière vérification.
« Votre service Dîner est remplacé » : ce soir-là, on réserve l’événement à la place du dîner habituel.
Elles restent valables et comptent dans les places. Prévenez ces clients après la publication.
« Vous êtes fermé le … » : l’événement ouvrira exceptionnellement ce jour-là.
« … a déjà lieu le … » : deux événements qui se chevauchent sont refusés. Changez la date.
Cliquez sur Publier.
S'il y avait déjà des réservations ces soirs-là, Leur écrire vous permet de prévenir ces clients.
4. Où vos clients le découvrent
Sur votre site Omany
L'événement a sa page, …/evenements/nom-de-l-evenement, avec la photo, les dates (une pastille Complet quand c'est plein), le prix, le mode de paiement, le délai d'annulation et le module de réservation. Il apparaît aussi sur votre page d'accueil, et ses dates portent une étoile ★ dans le calendrier de réservation.
Sur votre propre site
Comme pour les bons cadeaux, Omany vous fournit une page seule à vos couleurs.
Ouvrez Événements › « Réglages »
Carte « Page pour votre propre site », activez Activer la page seule. Dès lors, les liens de vos événements envoyés par Omany (emails, lien copié, QR code) mènent à cette page plutôt qu'à votre site Omany.
Réglez l'apparence et enregistrez
Couleur principale, logo, image de fond, texte d'accroche (« Nos soirées à ne pas manquer »), lien « Retour au site ». Un réglage laissé vide reprend celui de votre page de réservation.
Copiez le lien et mettez-le sur votre site
Copier le lien donne une adresse de la formehttps://votre-restaurant.omany.website/evenement. Elle affiche tous vos événements à venir, ou directement l'événement s'il n'y en a qu'un.
Pour un seul événement, la fiche de l'événement propose aussi « Sur votre site » : le code d'un bouton « Réserver l'événement » à coller dans votre site, ou un simple lien si votre site n'accepte que des liens.
Ce que vit le client
Il choisit le nombre de personnes, la date et l'heure, les options, puis laisse ses coordonnées. Si des menus sont liés, il peut en choisir un (ou « Je choisirai sur place »). Enfin, selon le mode : « Payer », « Enregistrer ma carte et réserver » ou « Confirmer ma réservation ». Il reçoit une confirmation par email, avec « Ajouter à mon agenda » et un lien pour gérer sa réservation.
Bon à savoir
Une réservation que vous prenez au téléphone sur le créneau de l'événement y est rattachée automatiquement, avec la mention du montant à régler sur place.
5. Quand l'événement est complet
La page affiche « Complet · liste d'attente ouverte » et le bouton « Rejoindre la liste d'attente ».
- En « Totalité en ligne » : l'inscription ne débite rien. Quand une place se libère, elle est proposée au premier inscrit dont le groupe tient dans la place libérée, avec un lien pour payer valable 24 heures (jamais au-delà de l'heure d'arrivée). Sans paiement à temps, la place passe au suivant. Vous voyez la ligne « Lien de paiement envoyé · expire le … ».
- Dans les autres modes : le client est prévenu que vous lui écrirez si une table se libère. C'est vous qui le recontactez.
6. Le soir J et après
La fiche de l'événement est votre tableau de bord :
| Participants | ||
|---|---|---|
| Camille Martin · 2 pers. | Prépayé 130 € | ● Installé |
| Paul Durand · 4 pers. | Empreinte 80 € | |
| Léa Petit · 2 pers. | 130 € à régler sur place |
Les places prises par service, et les montants encaissés et remboursés.
Couverts, options choisies et allergies : à imprimer pour la cuisine.
Qui vient et comment il a payé. Installez-les comme d’habitude.
Après la soirée : couverts venus, nouveaux clients, absences, d’où viennent les couverts.
Les paiements des participants : Prépayé (payé en ligne), Empreinte (carte enregistrée en caution), À régler sur place.
Dans la fiche d'une réservation : Rembourser rembourse le montant total ; Encaisser l'empreinte débite la caution d'un absent ou d'une annulation tardive. Le remboursement est automatique quand vous refusez ou annulez une réservation, ou quand le client annule avant le délai.
Dans le cahier, les réservations de l'événement portent le badge ★ Saint-Valentin, et le tableau de bord affiche « Ce soir : … » avec la jauge du soir.
Modifier ou annuler un événement
| Ce que vous changez | Effet |
|---|---|
| Titre, texte, photo | Libre, immédiat |
| Prix, options | Pour les nouvelles réservations seulement |
| Places | Jamais en dessous des couverts déjà réservés |
| Heure | Les réservations sont décalées, les clients reçoivent « Nouvel horaire pour … » |
| Retirer une date réservée | Il faut cocher l'annulation et le remboursement de ses réservations |
| Paiement, délai d'annulation | Bloqués dès la première réservation payée ou garantie |
Questions fréquentes
Omany prend-il une commission sur les événements ?
Non, aucune. Seuls les frais de Stripe s'appliquent aux paiements en ligne.
Puis-je supprimer une réservation payée ?
Non : annulez-la. Le client est remboursé automatiquement.
Mon déjeuner reste-t-il ouvert le jour de l'événement ?
Oui. L'événement ne remplace que le service qui chevauche ses horaires.
Les grands groupes peuvent-ils réserver en ligne ?
Jusqu'au nombre de couverts maximum de votre module de réservation. Au-delà, pour un événement payant, le client est invité à vous appeler.