Prendre une réservation au téléphone
Saisir une réservation prise au téléphone ou un client qui arrive sans réserver, sans créer de doublon dans votre fichier clients, et savoir ce que reçoit le client.
Trois façons d'ouvrir la saisie
En haut à droite du cahier (« Nouveau » sur téléphone). Tout est à remplir.
En mode Placement, cliquez sur une table libre : la date, l’heure du service, les places, la salle et la table sont déjà remplies.
En haut de la fiche d’un client : le client est déjà choisi.
Les trois ouvrent la même fenêtre, « Créer une nouvelle réservation ».
Remplir la fenêtre, dans l'ordre d'un appel
La fenêtre suit l'ordre d'une conversation au téléphone : d'abord quand et combien, ensuite qui.
La date
Par défaut, aujourd'hui.
L'heure
L'heure se saisit librement, préréglée sur l'heure actuelle. Les cinq raccourcis en dessous ajustent par quart d'heure. Elle n'est pas limitée aux créneaux de vos services : vous pouvez accepter un client à une heure qui n'est pas ouverte en ligne.
Le nombre de personnes
Les boutons de 1 à 10 couverts, ou le champ libre au-delà. Par défaut : 1. Pensez à le changer.
Le client
Tapez dans « Rechercher un client » quelques lettres du nom, ou mieux, le numéro de téléphone : il est trouvé quel que soit son format. Choisissez le client dans la liste, ou Nouveau client en bas de la liste pour créer sa fiche (prénom, nom, email, téléphone).
Le statut
Confirmée par défaut. Choisissez En attente si vous devez encore vérifier une place, ou Liste d'attente.La salle et la table (facultatif)
Choisir les tables place la réservation sur une ou plusieurs tables tout de suite. Sinon, une table est choisie automatiquement à la confirmation.Le reste, si utile
Préférences et occasion (si vous les avez configurées), « Notes » pour la cuisine ou la salle, « Canal de réservation » et « Réservation prise par ». Pour un client qui a un bon cadeau, saisissez son numéro dans « Numéro du bon cadeau, si le client en a un ».
Enregistrez
Créer une nouvelle réservation. Le message « Réservation créée avec succès. » confirme.
Bon à savoir
Les résultats de recherche affichent les alertes du client : « Allergie », le nombre d'absences, « Liste noire ». Prenez une seconde pour les lire pendant l'appel : c'est le moment de demander une confirmation, ou de rappeler une allergie à la cuisine.
Ne pas créer de doublon
Omany retrouve un client par son email, puis par son téléphone, jamais par son nom seul. Pour garder un fichier propre :
- cherchez toujours d'abord par téléphone : c'est l'information que vous avez presque toujours au téléphone ;
- si vous créez un Nouveau client et que le message « Ce numéro appartient déjà à Camille Martin. C'est la même personne ? » apparaît, cliquez sur « Oui, utiliser sa fiche » ;
- si vous avez tapé dans la recherche sans rien choisir, Omany vous demande de choisir un client, de créer Nouveau client ou d'effacer la recherche.
Les fiches en double qui passent malgré tout se fusionnent ensuite depuis la liste des clients : voir Vos clients.
Un client qui arrive sans réservation
En haut du bloc « Client », activez l'interrupteur « Client de passage ».
Vous pouvez le laisser vide : la fiche s’appellera « Passage ».
Il passe tout seul à « Sur place ».
La réservation est créée « Confirmée ». Cliquez ensuite sur la chaise « Assis » dans le cahier.
Le plus rapide pendant le service
Ouvrez le plan de salle et cliquez sur la table libre où vous installez les clients : la date, l'heure, les couverts et la table sont déjà remplis. Voir Le plan de salle.
Ce qui se passe quand vous enregistrez
Si la fiche a un email, le client reçoit aussitôt l'email de son statut : « Votre table est confirmée », « En attente de confirmation » ou « Vous êtes sur liste d'attente ».
Sans email, rien ne part.Une saisie de votre équipe n'est jamais bloquée : ni par la capacité du service, ni par une fermeture. C'est vous qui décidez.
Pratique pour un habitué, mais vérifiez le cahier avant de dépasser.Une réservation confirmée reçoit automatiquement la plus petite table libre assez grande, sauf si vous avez choisi des tables vous-même.
Aucune caution n'est demandée pour une réservation saisie par votre équipe.
Vous recevez aussi votre notification habituelle de nouvelle réservation.
Modifier une réservation ensuite
Ouvrez la réservation dans le cahier : chaque information a son bouton Changer, ou se modifie d'un clic dans sa case du tableau.
| Ce que vous changez | Email au client ? |
|---|---|
| Date, heure, couverts, salle, table, notes | Non |
| Statut (confirmer, refuser, annuler) | Oui, s'il a un email |
| Absent, ou retour depuis Absent | Non |
| Assis | Non |
Attention
Changer la date ou l'heure ne prévient pas le client. Si vous déplacez sa réservation, appelez-le, ou utilisez Renvoyer l'email dans la fiche pour qu'il reçoive un récapitulatif à jour.
Le client d'une réservation ne peut pas être changé après coup : en cas d'erreur de client, annulez la réservation et recréez-la.
Questions fréquentes
Puis-je prendre une réservation un jour de fermeture ?
Oui. Les fermetures bloquent la réservation en ligne, pas la saisie de votre équipe.
Le client n'a pas d'email : est-ce un problème ?
Non pour la réservation. Mais il ne recevra ni confirmation, ni rappel, ni invitation à choisir son menu. Demandez-le si possible.
Comment proposer un menu à un client qui a réservé au téléphone ?
Ouvrez sa réservation, puis le bloc Menu. Voir Proposer un menu quand le client réserve.