Créer vos salles et dessiner votre plan de salle
Déclarez vos salles (salle, terrasse, étage) et leur nombre de couverts, puis dessinez vos tables sur le plan : forme, nombre de places, position, nom. Omany s'en sert pour placer vos clients et savoir quand c'est complet.
Salles, tables, plan : qui fait quoi ?
Le réglage se fait en deux endroits du manager, dans cet ordre :
La salle principale, la terrasse, l’étage… avec le nombre de couverts que chacune peut accueillir.
Chaque table avec sa forme, ses places et sa position, comme dans votre vraie salle.
Ensuite, chaque service (déjeuner, dîner) dit dans quelles salles il place ses clients. Voir Régler vos services et vos horaires.
C’est le chiffre que vous tapez pour la salle. Omany additionne les salles du service.
Omany choisit une table pour chaque réservation confirmée, et vous voyez qui est où.
Attention
La capacité d'une salle ne se calcule pas à partir des tables dessinées : c'est vous qui la tapez. Gardez les deux cohérentes : si vos tables font 48 places, ne mettez pas 70 couverts à la salle, sinon Omany acceptera des réservations que vous ne pourrez pas installer.
1. Créer vos salles
Menu Horaires et capacité › Salles et tables. À votre inscription, Omany a déjà créé deux salles : « Salle principale » (50 couverts) et « Terrasse » (20 couverts). Modifiez-les ou ajoutez-en.
| Référence interne | Nom | Capacité | Réservable |
|---|---|---|---|
| Salle principale | Salle principale | 50 pers. | |
| Terrasse | Terrasse | 20 pers. | |
| Étage | Salon de l'étage | 24 pers. |
Cliquez sur Ajouter une salle
Ou cliquez sur une salle existante pour la modifier.
Remplissez les trois champs
Manager · Créer une nouvelle salleNomTerrasseRéférence interneTerrasseCapacité20couverts au maximumRéservableCréer la salleCliquez sur Créer la salle
La salle apparaît dans la liste. Il reste à l'ajouter à vos services, puis à dessiner ses tables.
Le nom de la salle : « Terrasse », « Étage », « Salon privé ».
Un nom court pour vous. Il se remplit tout seul avec le nom : vous pouvez le laisser tel quel.
Le nombre de personnes que la salle peut accueillir en même temps. C'est ce chiffre qu'Omany utilise pour savoir si c'est complet.
Allumé : la salle compte dans vos services. Éteint : elle sort de tous vos services et de leur capacité.
Pratique pour la terrasse en hiver : éteignez-la en novembre, rallumez-la au printemps.Bon à savoir
Une nouvelle salle n'est utilisée par aucun service tant que vous ne l'y ajoutez pas. Ouvrez chaque service concerné dans Services et horaires, onglet « Général », et cliquez sur la salle dans « Salles concernées ». Voir Régler vos services et vos horaires.
2. Ouvrir le plan en mode « Création »
Le dessin des tables se fait dans le menu Plan de salle, sur ordinateur.
Choisissez un service et une salle
En haut, la liste déroulante choisit le service (« Dîner »). Les onglets verts dessous affichent ses salles : cliquez sur celle à dessiner.
Cliquez sur le bouton « Placement », en haut à droite du plan
Il passe à « Création ». Omany vous demande votre code PIN : seules les personnes qui le connaissent peuvent modifier le plan. Voir Votre équipe et le code PIN.
Le panneau de création s'ouvre à droite
Il liste les tables et les éléments de décor que vous pouvez ajouter. Le plan affiche une grille pour aligner vos tables.
Le plan affiche « Créez votre première salle et assignez-la à des Services »
Le plan ne montre que les salles du service choisi en haut. Créez la salle (étape 1), puis ajoutez-la au service dans Services et horaires, onglet « Général ».
3. Ajouter vos tables
Cliquez sur une forme dans le panneau de droite
Une petite fenêtre « Ajouter » s'ouvre.
Indiquez les places et la quantité
Manager · Ajouter · Table carréeAjouterTable carréeCouverts4Longueur2Quantité6AnnulerCréerCliquez sur Créer
Les tables apparaissent en haut à gauche du plan, en escalier. Faites-les glisser à leur place.
Les places sont réparties tout autour.
Carrée ou rectangulaire : la « Longueur » allonge la table.
Comme la carrée, avec des bouts arrondis.
Des places en ligne, d’un seul côté, comme au comptoir.
Le nombre de personnes que la table peut accueillir. Les chaises sont dessinées autour automatiquement.
Pour les tables carrées et ovales : 1 pour une table carrée, 2 ou plus pour une table rectangulaire.
Combien de tables identiques créer d'un coup. Six tables de 4 ? Tapez 6.
Les tables sont numérotées toutes seules dans l'ordre de création : 1, 2, 3… Vous pouvez les renommer ensuite (« T12 », « Fenêtre »).
Attention
Le nombre de places d'une table ne se modifie plus après sa création. Pour passer une table de 4 à 6, supprimez-la et recréez-la.
4. Placer, tourner, renommer
En mode « Création », tout se fait à la souris :
Cliquez sur une table, gardez le bouton appuyé, déplacez-la. Elle s’aligne sur la grille.
Chaque « Tourner » fait pivoter la table d’un huitième de tour (45°).
Tapez le nom ou le numéro que votre équipe utilise.
Le clic droit sur une table ouvre ce menu : « Tourner », « Renommer la table », « Supprimer ». Chaque changement est enregistré tout de suite : il n'y a pas de bouton « Enregistrer ».
Les éléments de décor
Plante, fenêtre, toilettes, caisse, mur, entrée, bar : ils ne se réservent pas, ils aident votre équipe à se repérer sur le plan. Leur clic droit propose en plus « Agrandir », « Rétrécir » et « Redimensionner ».
Une salle de 48 places, dessinée en 5 minutes :
Une fois le plan dessiné, recliquez sur « Création » pour revenir en mode « Placement » : c'est le mode du service, celui où vous installez vos clients.
5. Comment Omany place vos clients
Quand une réservation devient Confirmée (toute seule ou par vous), Omany lui choisit une table dans les salles du service :
La table a au moins autant de places que le groupe.
Personne d’autre n’y est assis pendant le temps à table du service.
Celle qui laisse le moins de places vides. À égalité, la plus petite, puis le plus petit numéro.
Un couple réserve. Tables libres : une de 2, une de 4, une de 6.
Une réservation en attente de votre réponse n'a pas encore de table. Elle en reçoit une quand vous la confirmez.
Si aucune table ne convient (un groupe de 10 et aucune table de 10), la réservation reste sans table. Placez-la vous-même, au besoin sur plusieurs tables.
Omany ne place qu'une seule table automatiquement. Pour un grand groupe, c'est vous qui rapprochez les tables : en mode « Placement », gardez la touche ⇧ Maj appuyée en glissant la réservation sur une deuxième table. Tout le mode « Placement » est expliqué dans Le plan de salle pendant le service.
La capacité, les tables et le « complet »
Pour décider si une heure est encore réservable, Omany compare ce qui est occupé à la capacité des salles du service. Une réservation déjà placée compte toutes les places de sa table ; une réservation pas encore placée compte son nombre de personnes.
Salle de 20 couverts au dîner. À 20:00, trois réservations sont à table.
Bon à savoir
Des tables bien adaptées à vos groupes (beaucoup de tables de 2 si vous recevez surtout des couples) font perdre moins de places, et donc gagner des réservations.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le bouton « Création ».
Il n'apparaît que sur un écran d'ordinateur, et seulement si la salle est rattachée au service choisi en haut du plan.
Ma terrasse ferme l'hiver. Je supprime la salle ?
Non : éteignez son interrupteur « Réservable » dans Salles et tables. Elle sort de vos services et de leur capacité, et vous gardez son plan pour le printemps.
Puis-je bloquer une table pour qu'elle ne soit pas réservée en ligne ?
Pas table par table. La capacité se règle par salle : baissez la capacité de la salle du nombre de places à garder, et installez-y vous-même vos clients.
Que se passe-t-il si je supprime une table ?
Elle disparaît du plan tout de suite, sans demande de confirmation. Avant de supprimer une table, vérifiez en mode « Placement » qu'aucune réservation à venir n'y est installée.
Deux personnes modifient le plan en même temps : qui gagne ?
Chaque changement est enregistré au moment où il est fait. Pour éviter les surprises, dessinez le plan à une seule personne.