Le cahier de réservations
Lire votre service d'un coup d'œil, répondre aux réservations à confirmer, installer vos clients et noter les absents. Tout ce qu'il faut savoir pour piloter un service depuis Omany.
À quoi sert le cahier
Le cahier remplace votre cahier papier. Toutes les réservations y arrivent au même endroit, quelle que soit leur provenance : votre page de réservation, votre site, Google, ou celles que votre équipe saisit au téléphone. Chaque réservation a un statut, qui dit où elle en est, et votre client est prévenu par email à chaque étape.
Le cahier s'ouvre depuis le menu Réservations, toujours sur la date du jour. Une pastille sur ce menu compte les réservations qui attendent une réponse de votre part, aujourd'hui et les jours suivants.
Le haut de la page
La date et les services
Les flèches passent au jour précédent ou suivant. Un clic sur la date ouvre le calendrier.
Cliquez sur un service pour n’afficher que lui. Recliquez pour tout revoir.
« Imprimer la liste des réservations », « Exporter en CSV », « Recharger la liste ».
Bon à savoir
Laissé ouvert, le cahier passe tout seul au jour suivant à minuit. Pas besoin de le recharger le matin.
Les compteurs
Chaque compteur indique un nombre de couverts (pas de réservations) et filtre la liste d'un clic.
Les réservations qui attendent votre réponse : celles en attente et celles en liste d'attente.
C'est le compteur à regarder en premier, avant chaque service.Les couverts confirmés : ce que vous allez servir.
Le chiffre à donner en cuisine pour la mise en place.Les clients confirmés qui ne sont pas encore installés.
Pendant le service, ce chiffre descend à mesure que vous cliquez sur « Assis ».Les demandes arrivées alors que le service était complet.
À rappeler si une table se libère.Les réservations annulées par le client ou refusées par vous.
Elles sortent du compte des couverts mais restent consultables.Le bouton d'ajout
Ajouter une réservation, en haut à droite, ouvre la saisie d'une réservation : au téléphone, ou pour un client qui arrive sans réserver. Voir Prendre une réservation au téléphone.Lire une ligne
| Nom du client | Heure | Pers. | Table | Statut | Assis |
|---|---|---|---|---|---|
| Camille Martin 2ème visite · réservé il y a 4 mins | 20:00 | 4 | 12 | À confirmer | — |
| Lucas Bernard ★ 1ère visite | 20:15 | 2 | 5 | Confirmée par le restaurant | 20:12 |
| Inès Robert 5 visites | 19:30 | 6 | 8 | Retard de 25 min | — |
Sous le nom : « 1ère visite », « 2ème visite », « 5 visites ». Un ★ signale un événement ; un badge, un bon cadeau ou une demande de changement.
Une réservation prise il y a moins de 15 minutes : « réservé il y a … mins ».
Attribuée automatiquement à la confirmation. « Aucune » si aucune table n’est encore choisie.
Une icône signale un menu choisi ou une note du client : survolez-la pour la lire.
Où en est la réservation. Cliquez dessus pour le changer (voir plus bas).
La chaise : cliquez dessus quand les clients sont installés. L’heure d’arrivée s’affiche.
Cliquez dans une case (heure, couverts, table, notes, statut…) pour la modifier directement. Cliquez ailleurs sur la ligne pour ouvrir la fiche complète de la réservation : coordonnées du client, allergies, historique de ses visites, caution.
Les statuts
La réservation attend votre réponse. Le client a reçu un email « En attente de confirmation ».
Elle arrive ainsi quand elle dépasse vos règles de confirmation automatique : trop de personnes, ou service déjà bien rempli.La table est réservée, le client a reçu « Votre table est confirmée ». Le tableau précise « Confirmée par le restaurant ».
Quand le client a reconfirmé sa venue, vous lisez « Confirmée et reconfirmée ».Le service était complet au moment de la demande. Le client a reçu « Vous êtes sur liste d'attente ».
Si une table se libère, passez-la en « Confirmée » : le client est prévenu.Vous avez refusé la réservation. Le client a reçu « Votre demande n'a pas pu être acceptée ».
Le client a annulé (depuis son email), ou vous l'avez annulée pour lui. Il a reçu « Votre réservation est annulée ».
Le client n'est pas venu. Aucun email ne lui est envoyé.
L'absence est comptée dans sa fiche client : vous la verrez à sa prochaine réservation.Le client est installé. Ce n'est pas un statut à part : c'est une réservation confirmée dont vous avez noté l'arrivée.
La réservation est confirmée, l'heure est passée et le client n'est pas encore installé.
La mention apparaît pendant les deux heures qui suivent l'heure prévue.Changer un statut
Cliquez sur le statut d'une réservation, dans la colonne « Statut ». Une fenêtre s'ouvre : en haut, le statut actuel ; en dessous, un bouton par statut possible.
Vous acceptez : le client reçoit sa confirmation et une table est attribuée.
Le client n’est pas venu. Proposé seulement une fois l’heure de la réservation passée. Aucun email.
Deux choix : « Refusée par le restaurant » (vous dites non) ou « Annulée par le client » (il vous a prévenu).
Attention
Chaque changement de statut envoie un email au client, sauf le passage à Absent. Pensez-y avant de modifier un statut « pour voir ».
Avant le service : répondre aux réservations à confirmer
Cliquez sur le compteur À confirmer
La liste ne montre plus que les réservations qui attendent votre réponse. Commencez par les plus proches dans le temps.
Ouvrez le statut d'une réservation
Cliquez sur À confirmer dans la colonne Statut. Choisissez « Confirmée », ou refusez-la. À la confirmation, Omany attribue une table automatiquement : vous pourrez la changer ensuite.
Ou confirmez-en plusieurs d'un coup
Cochez les lignes voulues, puis cliquez sur Confirmer. Les réservations déjà marquées absentes sont ignorées.
Bon à savoir
Pour refuser, deux choix : « Refusée par le restaurant » (c'est vous qui dites non) ou « Annulée par le client » (le client vous a prévenu par téléphone). Si le manager est en mode serveur, ces deux choix demandent le code PIN.
Vous recevez beaucoup de réservations à confirmer ? Vos règles de confirmation automatique sont peut-être trop strictes. Elles se règlent service par service : voir Les premiers réglages.
Pendant le service
Dîner de 20:00, 4 couverts, table 12.
Cliquez sur la chaise de la colonne « Assis ». L’heure d’arrivée s’affiche. Un second clic annule si vous vous êtes trompé de ligne.
Une fois l’heure passée, ouvrez son statut et choisissez « Absent ». Si une caution a été demandée, encaissez-la dans Réservations › Cautions.
Cliquez sur la chaise : la réservation repasse en confirmée, sans email.
« Ajouter une réservation », puis activez « Client de passage ».
Les demandes de changement du client
Depuis son email de confirmation, un client peut demander à changer l'heure ou le nombre de personnes. La réservation ne change pas tant que vous n'avez pas répondu : elle porte simplement le badge Demande de changement, et la pastille du menu Réservations la compte avec les réservations à confirmer.
Dans la fiche de la réservation, un panneau résume la demande et vous dit s'il reste de la place à la nouvelle heure :
Le changement est appliqué (ou « Accepter 8 personnes »). Le client est prévenu par email.
La réservation reste telle quelle. Le client est prévenu et garde sa réservation d’origine.
| Règle | Détail |
|---|---|
| Délai pour demander | Le client ne peut plus rien demander en ligne moins de 2 h 30 avant son arrivée. Il peut toujours vous appeler. |
| Sans réponse de votre part | La demande est refusée automatiquement 2 heures avant l'arrivée, et le client est prévenu. |
| Si vous modifiez la réservation | Si vous changez vous-même la date, l'heure, les couverts ou le statut, la demande est retirée. |
| Réservations concernées | Pas de demande possible pour une réservation en liste d'attente, ou prise via Google, TheFork ou Tripadvisor. |
Mode serveur et mode admin
Si un code PIN est réglé dans Mon établissement › Coordonnées et code PIN, le manager peut passer en mode serveur pour votre équipe de salle. Dans le cahier, le mode serveur permet tout ce qui sert pendant le service : confirmer, installer, modifier, répondre aux demandes, traiter les cautions. Seuls le refus d'une réservation et sa suppression demandent le code PIN.
Questions fréquentes
Comment imprimer le service pour la cuisine ou la salle ?
Menu « ⋮ » en haut de la page, « Imprimer la liste des réservations ». Choisissez d'abord le service avec les boutons du haut pour n'imprimer que lui.
J'ai cliqué sur « Voir la réservation » dans un email : où suis-je ?
Le cahier s'ouvre à la date de la réservation, et sa fiche s'affiche directement. Si la réservation a été supprimée entre-temps, un message vous le dit.
Puis-je mettre une réservation en liste d'attente moi-même ?
Non. La liste d'attente se remplit seule quand un service est complet. Vous pouvez en revanche confirmer une réservation de la liste d'attente dès qu'une place se libère.
Pourquoi certains noms sont-ils masqués ?
Vous avez dépassé les 50 réservations gratuites. Les nouvelles réservations arrivent toujours, mais le nom et les coordonnées du client s'affichent avec l'abonnement. Une réservation garantie par une caution n'est jamais masquée.
Le client dit ne pas avoir reçu son email.
Ouvrez sa fiche et cliquez sur Renvoyer l'email en bas. Vérifiez aussi l'adresse dans « Informations client ».