Vos clients, la liste et la fiche client
Chaque réservation enrichit la fiche de votre client : ses visites, ses absences, ses allergies, ses habitudes. Ce guide explique comment la lire, la tenir à jour, repérer les doublons, importer et exporter votre fichier.
D'où viennent vos fiches clients
Vous n'avez rien à créer : une fiche naît à chaque fois qu'un nouveau client apparaît, quel que soit le chemin.
| Origine | Comment |
|---|---|
| Réservation en ligne | Sur votre page de réservation ou votre site |
| Réservation depuis votre fiche Google | |
| Saisie de votre équipe | Réservation prise au téléphone dans le manager |
| Bon cadeau | L'acheteur d'un bon (pas le bénéficiaire) |
| Import | Votre ancien fichier clients |
| Nouveau client | Création à la main depuis la liste |
Comment Omany reconnaît un client déjà connu
Pour ne pas créer de fiches en double, Omany cherche d'abord l'email, puis le téléphone (quel que soit son format : 06 12 34 56 78, 0612345678 et +33 6 12 34 56 78 sont le même numéro). Il ne se fie jamais au nom seul : deux « Marie Martin » restent deux clientes.
Le téléphone ne suffit pas à reconnaître un client quand c'est le numéro du restaurant, quand l'email saisi est différent de celui de la fiche, ou quand le nom contredit celui de la fiche. Dans ces cas, une nouvelle fiche est créée, et vous pourrez fusionner plus tard si besoin.
Quand une fiche est retrouvée, un champ laissé vide n'efface jamais rien, et le prénom et le nom ne sont jamais écrasés. Un nouvel email ou un nouveau téléphone remplace l'ancien, qui reste visible dans l'historique de la fiche.
La liste des clients
Menu Clients. Voici ce que vous voyez :
412 clients · 138 venus ces 3 derniers moisExporterNouveau client
| Client | Contact | Visites | Absences | Dernière visite |
|---|---|---|---|---|
| Camille Martin Habitué Allergie Prochaine réservation : 7 nov. à 20:00 | 06 12 34 56 78 camille@… | 7 | 1 | 12 oct. 2026 |
| Lucas Bernard | 06 98 76 54 32 | 1 | 0 | 3 oct. 2026 |
| Passage | — | 1 | 0 | 28 oct. 2026 |
En haut, le nombre total de clients et ceux venus ces 3 derniers mois. Puis le tableau :
| Colonne | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Client | Nom, étiquettes (Habitué, Allergie…) et prochaine réservation s'il y en a une |
| Contact | Téléphone et email |
| Visites | Le nombre de repas pris chez vous |
| Absences | Le nombre de fois où le client n'est pas venu, en rouge |
| Dernière visite | La date du dernier repas, ou « Aucune visite » |
Attention
Une visite est une réservation confirmée, passée, et marquée Assis. Si votre équipe ne clique jamais sur Assis pendant le service, vos clients auront tous 0 visite, et vous n'aurez aucun habitué. Prenez l'habitude d'installer vos clients dans le cahier de réservations.
Rechercher
Le champ « Rechercher un nom, un téléphone ou un email » accepte un téléphone dans n'importe quel format (taper 06 trouve les numéros en +336…), plusieurs mots dans n'importe quel ordre (Bruno 0612), sans tenir compte des majuscules ni des accents. Cliquez sur une colonne pour trier.
Les filtres d'un clic
Les clients venus 5 fois ou plus.
Les premiers à remercier, à prévenir d'un nouveau menu, à placer à leur table préférée.Les fiches créées ces 90 derniers jours.
Les clients nés ce mois-ci, si leur date de naissance est connue.
Une attention le jour J fidélise à coup sûr.Une allergie notée sur la fiche, ou signalée par le client en réservant.
Au moins une absence.
Les clients que vous avez mis sur liste noire.
Les clients venus au moins une fois sans réserver.
Les clients qui ont accepté de recevoir vos messages.
Le filtre à utiliser avant toute communication commerciale.La fiche client
Cliquez sur un client pour ouvrir sa fiche.
La fiche se lit de haut en bas, bloc par bloc :
Visites, réservations à venir, absences, annulations.
Téléphone, email, anniversaire. « Modifier » pour les corriger.
Allergies, cuisson de la viande, notes libres (table préférée, prénom des enfants…). Les allergies signalées par le client en réservant s’affichent à part.
Passées et à venir, avec leur état : Venu, Absent, Annulée… « Nouvelle réservation » en ouvre une pour ce client.
Les bons achetés par ce client.
Les changements d’email et de téléphone, avec leur date et leur origine, et les fusions.
Bon à savoir
Ce que vous notez dans la fiche suit le client : son allergie et sa cuisson s'affichent dans la fiche de chacune de ses réservations, et ses absences apparaissent quand votre équipe le recherche pour une nouvelle réservation.
L'accord emails et SMS
« Accepte les emails et SMS du restaurant » affiche Oui ou Non avec sa date et son origine, ou « Non renseigné ». Sur votre page de réservation, le client répond avec une case décochée par défaut : sa réponse n'est enregistrée que s'il la touche.
Un « Non » ne bloque que la demande d'avis envoyée après le repas. Les messages indispensables partent toujours : confirmation, rappel, lien de gestion de la réservation, caution.
Liste noire et suppression
« Mettre sur liste noire » ajoute l'étiquette « Liste noire », visible par votre équipe à chaque réservation de ce client. Elle ne l'empêche pas de réserver en ligne : c'est un signal pour votre équipe, à vous de décider de la suite.
Supprimer efface la fiche définitivement, sans corbeille. Les réservations restent dans votre historique, sans nom. Ces deux actions sont réservées au mode admin.Les fiches en double
Malgré les règles de reconnaissance, deux fiches peuvent désigner la même personne : par exemple une réservation prise au téléphone sans email, puis une réservation en ligne avec un autre numéro. Omany vous le signale par un bandeau en haut de la liste : « 3 fiches en double possibles », avec Vérifier.
Cliquez sur Vérifier
Omany vous présente les paires de fiches qui ont le même prénom et le même nom.
Répondez pour chaque paire
« C'est la même personne » ouvre l'aperçu de la fusion. « Ce sont deux personnes différentes » écarte la paire : elle ne vous sera plus proposée.
Vérifiez l'aperçu, puis fusionnez
La fiche qui a le plus de réservations est gardée. Quand les deux fiches diffèrent (email, téléphone, anniversaire, cuisson, accord), vous choisissez la valeur à garder ; la plus récente est proposée. Les allergies et les notes sont cumulées, et toutes les réservations, avis et bons cadeaux sont regroupés.
Attention
La fusion est définitive : elle ne peut pas être annulée. L'email ou le téléphone non retenu reste visible dans l'historique de la fiche gardée.
Importer votre fichier clients
Vous arrivez d'un autre logiciel ? Récupérez votre historique. Menu Clients, « Importer » (mode admin).
Préparez deux fichiers
Un fichier clients et un fichier réservations, en CSV ou Excel (
.csv,.xlsx), 10 Mo au plus chacun. « Télécharger les modèles » vous donne le format attendu. Les deux fichiers sont reliés par un identifiant de client.Fichier Colonnes Clients id,email,firstname,lastname,phone,birthdayRéservations customer_id,date,time,num_people,notes,statusAssociez les colonnes
Omany reconnaît les en-têtes courants, en français comme en anglais (prénom, téléphone, couverts, pax, statut…). Vérifiez chaque association ; une colonne « Non mappé » est ignorée.
Réglez les options et lancez
« Mettre à jour les clients existants » et le « Statut par défaut » des réservations. L'import tourne en arrière-plan : ne fermez pas la fenêtre. Le bilan affiche les clients créés et mis à jour, les réservations créées et les lignes ignorées.
Attention
Vérifiez le format des dates : un fichier au format américain (mois/jour) peut inverser le jour et le mois. Les fiches importées n'ont pas d'accord emails et SMS : il ne se déduit pas d'un fichier.
Exporter vos clients
Exporter télécharge exactement ce que vous voyez : le filtre et la recherche en cours. Pour exporter vos habitués, cliquez d'abord sur « Habitués ».Le fichier est un CSV qui s'ouvre directement dans Excel, avec ces colonnes : prénom, nom, email, téléphone, anniversaire, visites, réservations à venir, absences, annulations, première et dernière visite, allergies, notes, habitué, liste noire, accord emails et SMS et sa date.
Bon à savoir
Pour une campagne d'emails, partez toujours du filtre « Accepte les emails et SMS » : seuls ces clients ont donné leur accord.
Questions fréquentes
Pourquoi mes clients ont-ils tous 0 visite ?
Une visite n'est comptée que si la réservation est marquée Assis. Installez vos clients dans le cahier pendant le service.
Un client sur liste noire peut-il encore réserver ?
Oui. La liste noire est un repère pour votre équipe, pas un blocage.
Peut-on annuler une fusion ?
Non, elle est définitive. En cas de doute, choisissez « Ce sont deux personnes différentes ».
L'équipe de salle peut-elle voir les fiches ?
Oui, en mode serveur : elle consulte, recherche, corrige les coordonnées, les allergies et les notes. L'import, l'export, la liste noire, la suppression et les doublons sont réservés au mode admin.