Ce que le client peut modifier lui-même
Depuis le lien de ses emails, votre client peut confirmer sa venue, annuler, demander un autre horaire ou un autre nombre de personnes, et mettre à jour ses allergies. Ce qui est permis, jusqu'à quand, et ce qui vous revient.
La page de gestion de la réservation
Chaque email envoyé au client contient un lien vers sa page de réservation. Il y retrouve sa réservation et peut agir lui-même, sans vous appeler. Pour vous, c'est moins de coups de téléphone pendant le service.
Voici ce qu'il voit sur son téléphone :
Si votre restaurant a un site Omany, la page porte l'en-tête de votre site. Sinon, elle s'affiche seule, aux couleurs de votre page de réservation.
Ce qu'il peut faire
« Confirmer ma réservation », dans les jours qui précèdent, ou en un clic depuis l'email de confirmation de venue.
« Annuler ma réservation », puis « Oui, annuler ». Vous êtes prévenu par le statut de la réservation.
Avec une caution : avant la date limite, elle est libérée automatiquement ; après, c'est vous qui décidez.« Changer d'heure », le même jour seulement. Pour un autre jour, il annule et reréserve.
« Changer le nombre de personnes », jusqu'aux « Couverts maximum » de votre module.
S'il ajoute des personnes et qu'une caution s'applique, une nouvelle carte peut lui être demandée.« Allergies et intolérances », jusqu'à son arrivée. Vous recevez un email.
Changement immédiat ou demande à valider
Quand le client demande un autre horaire ou un autre nombre de personnes, Omany vérifie la place disponible avec les mêmes règles qu'une nouvelle réservation. Deux cas :
La réservation est modifiée. Le client lit « C’est noté : nous vous attendons à 20:30 au lieu de 20:00. » et reçoit « Réservation modifiée ».
C’est une demande. Le client garde sa table actuelle en attendant votre réponse. Vous voyez « Demande de changement » dans votre cahier.
Dans le deuxième cas, le client est prévenu avant d'envoyer sa demande : « À 21:00, votre changement devra être accepté par le restaurant. D'ici là, votre table reste réservée à 20:00. » Il clique alors sur « Envoyer ma demande ».
Ce que vous faites : repérez la réservation marquée Demande de changement dans le cahier.
| Heure | Client | Pers. | Statut |
|---|---|---|---|
| 20:00 | Julie Martin Demande de changement | 4 | Confirmée |
| 20:30 | Thomas Leroy | 2 | Confirmée |
Ouvrez-la : un encadré résume la demande, la place qu'il vous reste, et propose deux boutons.
La réservation passe à 21:00. Le client est prévenu par email.
Le client garde sa réservation à 20:00, et il en est prévenu par email.
Attention
Sans réponse de votre part, la demande expire 2 heures avant l'heure prévue : la réservation ne change pas, et le client en est prévenu.
Voir aussi Le cahier de réservations.
Ce qu'il ne peut pas faire en ligne
Dans ces cas, la page lui affiche votre numéro de téléphone :
| Situation | Pourquoi |
|---|---|
| Moins de 2 h 30 avant son repas | Trop tard pour réorganiser le service |
| Réservation en liste d'attente | C'est à vous de lui confirmer une place |
| Réservation d'un événement | L'horaire de l'événement est fixe |
| Réservation prise par Google | Les changements passent par vous |
| Choix de menu déjà validé | Le choix est définitif en ligne |
Questions fréquentes
Puis-je empêcher les clients d'annuler en ligne ?
Non : l'annulation en ligne évite les absences silencieuses. Pour limiter les annulations tardives, utilisez la caution et sa date limite. Voir Mettre en place une caution.
Le client a perdu son email.
Ouvrez sa réservation et cliquez sur Renvoyer l'email : il recevra de nouveau le lien vers sa page.