Régler vos services et vos horaires
Créez votre déjeuner et votre dîner, choisissez les jours, les heures d'arrivée, le temps à table et le nombre de couverts. Omany en déduit les créneaux proposés à vos clients et le moment où c'est complet.
Un service, c'est quoi ?
Un service, c'est une période où vous prenez des réservations : le déjeuner, le dîner, le brunch du dimanche. Chaque service dit à Omany quels jours, à quelles heures et dans quelles salles vos clients peuvent réserver.
Du lundi au samedi, de 12:00 à 14:30 par exemple.
La salle principale, la terrasse… Leur capacité fait la capacité du service.
Le temps à table, l’écart entre deux arrivées, la confirmation automatique, la liste d’attente.
À votre inscription, Omany crée pour vous un Déjeuner et un Dîner, du lundi au samedi, dans deux salles : « Salle principale » (50 couverts) et « Terrasse » (20 couverts). Il vous reste à les ajuster à votre restaurant.
La liste de vos services
Menu Horaires et capacité › Services et horaires. Chaque ligne est un service. Un clic sur la ligne l'ouvre pour le modifier.
| Nom du service | Jours concernés | Salles | Début | Fin | Durée de réservation | Menus | Activé |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Déjeuner | LMMJVS | Toutes | 12:00 | 14:30 | 90 min | Aucun menu | |
| Dîner | MJVS | Toutes | 19:00 | 22:30 | 120 min | Menu dégustation | |
| Brunch | D | Voir | 11:00 | 15:00 | 90 min | Aucun menu |
Le service utilise toutes vos salles.
Le service n’utilise qu’une partie de vos salles : cliquez pour voir lesquelles.
Le service est désactivé : plus personne ne peut le réserver, mais il n’est pas supprimé.
Bon à savoir
Les services créés par vos événements n'apparaissent pas dans cette liste : ils se gèrent depuis le menu Événements. Voir Créer un événement.
Créer ou modifier un service
Cliquez sur Ajouter un service, ou sur la ligne d'un service existant. La fenêtre « Créer un nouveau service » a quatre onglets. Faites-les dans l'ordre :
Le nom, les jours, les salles.
Les heures, le temps à table, l’écart entre deux arrivées.
Facultatif : les menus proposés, une question en plus.
Confirmation automatique, liste d’attente, réservable ou non.
Quand tout est rempli, cliquez sur Créer le service (ou Mettre à jour pour un service existant). Le bouton reste visible en bas, quel que soit l'onglet ouvert.
1. L'onglet « Général »
Le nom que vous et vos clients verrez : « Déjeuner », « Dîner », « Brunch ».
Facultative. Une phrase montrée au client quand il réserve sur ce service.
Par exemple : « Le dimanche, uniquement notre formule brunch à 32 €. »Cliquez sur une lettre pour l'allumer (vert) ou l'éteindre (gris). Les jours en vert sont réservables, chaque semaine.
Les salles où vous installez les clients de ce service. « Tous » les sélectionne toutes d'un coup.
La capacité totale du service, c'est l'addition des capacités de ces salles. C'est ce chiffre qu'Omany utilise pour savoir si c'est complet.Attention
Seules les salles marquées « Réservable » comptent dans la capacité. Une salle désactivée disparaît des services, même si elle était cochée. Voir Créer vos salles et dessiner votre plan de salle.
Un service exceptionnel, pour une seule date
Le lien « Choisir une date », à droite des jours, transforme le service en service d'un seul jour. Un calendrier remplace les lettres des jours.
Revient chaque semaine. Message affiché : « Ce service est disponible chaque semaine. »
Ce jour-là, il remplace vos services habituels sur les heures qui se chevauchent, dans les salles choisies.
Exemple : un dimanche 20 décembre, vous ouvrez exceptionnellement de 12:00 à 15:00. Créez un service « Déjeuner de Noël » avec cette date. Les autres dimanches ne changent pas.
Bon à savoir
Pour une soirée à thème avec un prix, des places limitées ou un paiement en ligne, utilisez plutôt un événement : il fait tout cela et crée lui-même son service. Voir Créer un événement.
2. L'onglet « Créneaux »
C'est l'onglet le plus important : il décide à quelles heures vos clients peuvent arriver.
La première heure d'arrivée proposée.
L'heure à laquelle les derniers clients partent. Ce n'est pas l'heure de la dernière arrivée.
Omany calcule : dernière arrivée = fin de service − temps moyen à table.Combien de temps une table reste occupée après l'arrivée du client. 90 minutes au déjeuner, 120 minutes au dîner, par exemple.
Plus il est long, plus une table est bloquée longtemps, moins vous pouvez accepter de réservations sur les créneaux qui suivent.L'écart entre deux heures proposées au client : toutes les 15 minutes (19:00, 19:15, 19:30…) ou toutes les 30 minutes (19:00, 19:30…).
Dîner de 19:00 à 22:30, 2 heures à table, une arrivée toutes les 15 minutes.
Attention
L'erreur la plus fréquente : mettre la « Fin de service » à l'heure de la dernière arrivée. Si vous voulez prendre des clients jusqu'à 21:30 avec 2 heures à table, la fin de service est 23:30. Regardez la case « Dernière arrivée » : elle vous dit tout de suite si c'est juste.
Lisser les arrivées pour la cuisine
Sous l'aperçu, un dernier champ, facultatif : « Couverts max par créneau d'arrivée ». Il limite le nombre de personnes qui peuvent arriver à la même heure, pour que la cuisine ne reçoive pas 40 couverts à 20:00 pile.
Seule la capacité totale des salles compte. C’est le réglage par défaut.
Quand ce nombre de couverts est atteint à une heure donnée, cette heure n’est plus proposée en ligne.
Omany répartit votre capacité sur les créneaux où les clients sont à table en même temps.
La simulation montre, heure par heure, le remplissage de la salle si chaque créneau recevait le maximum. C'est une projection, pas vos vraies réservations. Si les barres touchent le haut trop tôt, baissez le nombre de couverts par créneau ou allongez le pas entre deux arrivées.
3. L'onglet « Menus et champ perso »
Deux réglages facultatifs, utiles surtout pour un service particulier.
Cliquez sur les menus à proposer : ils s’allument en vert. Cliquez à nouveau pour les retirer.
Un texte court, un texte long ou un nombre. Vous choisissez s’il est obligatoire.
Pour tout savoir sur les menus, voir Proposer un menu quand le client réserve. Pour les questions posées sur tous vos services (occasion, allergies…), voir Les questions posées au client.
4. L'onglet « Paramètres »
Auto confirmation. En dessous de ces deux seuils, la réservation est confirmée toute seule. Au-dessus, elle arrive À confirmer et c'est vous qui décidez.
Tout le détail, avec des exemples : Confirmer automatiquement ou à la main.Couverts en liste d'attente au maximum. Quand le service est complet, vos clients peuvent encore s'inscrire en liste d'attente, jusqu'à ce nombre de couverts. À 0, un créneau plein affiche directement « Complet ».
Voir La liste d'attente.Éteint, le service n'est plus proposé à la réservation. C'est le même interrupteur que la colonne « Activé » de la liste.
Quand un service est-il complet ?
Omany compte, pour chaque heure, les personnes déjà à table à ce moment-là : celles arrivées depuis moins que le « Temps moyen à table ». Les réservations Confirmée et À confirmer comptent. Les réservations en liste d'attente, annulées ou refusées ne comptent pas.
Capacité totale 70 couverts, 2 heures à table. À 20:00, il y a déjà 40 personnes arrivées à 19:00 et 19:30.
Bon à savoir
Une table placée compte toutes ses places, même si le groupe est plus petit : un couple installé à une table de 4 occupe 4 places. Un plan de salle bien rempli rend donc le calcul plus juste. Voir Créer vos salles et dessiner votre plan de salle.
Services, fermetures et événements
Congés, jour férié, privatisation : ajoutez une fermeture, vos services reprennent tout seuls après.
Une soirée à thème remplace votre service habituel sur ses dates et ses horaires.
Éteignez « Activé » : le service n’est plus réservable, ses réglages sont gardés.
Pour fermer un jour ou une période, ne désactivez pas votre service : voir Fermer un jour ou un service. Pour une soirée spéciale, voir Créer un événement.
Questions fréquentes
Je n'ai pas le même horaire le samedi. Comment faire ?
Créez deux services : un « Dîner » du mardi au vendredi, et un « Dîner du samedi » avec ses propres heures. Évitez que deux services d'un même jour se chevauchent.
Mes clients ne peuvent pas réserver après 20:30, pourquoi ?
La dernière arrivée, c'est la « Fin de service » moins le « Temps moyen à table ». Avec une fin à 22:30 et 2 heures à table, la dernière arrivée est 20:30. Reculez la fin de service ou réduisez le temps à table.
Le service est complet en ligne alors qu'il me reste des tables.
Vérifiez trois choses : la capacité de vos salles (Horaires et capacité › Salles et tables), les salles cochées dans l'onglet « Général », et le « Couverts max par créneau d'arrivée » de l'onglet « Créneaux ». Au téléphone, vous pouvez toujours ajouter une réservation vous-même.
Puis-je supprimer un service ?
Oui : ouvrez-le, puis cliquez sur « Supprimer » en bas de la fenêtre. Si vous voulez simplement l'arrêter un temps, éteignez plutôt son interrupteur « Activé » : vous gardez tous ses réglages.