Les premiers réglages
Quatre réglages pour recevoir vos premières réservations en ligne, dans le bon ordre : vos services, vos salles, vos coordonnées et votre lien de réservation. Chaque champ expliqué, avec des exemples chiffrés.
Les 4 réglages, dans l'ordre
Quand vous prenez des réservations : déjeuner, dîner, jours et horaires.
Combien de couverts vous pouvez recevoir.
Adresse, téléphone, email, affichés à vos clients.
Le lien à partager pour que vos clients réservent.
Ce qu'Omany a déjà préparé
À la création de votre restaurant, Omany a rempli une configuration d'exemple. Vous la vérifiez et vous l'adaptez : rien n'est à créer de zéro.
| Élément | Préparé pour vous |
|---|---|
| Services | « Déjeuner » 12:00 – 14:30 et « Dîner » 19:00 – 22:30, du lundi au samedi |
| Salles | « Salle principale » (50 couverts) et « Terrasse » (20 couverts) |
| Créneaux | Une arrivée possible toutes les 15 minutes ; 90 min à table au déjeuner, 120 min au dîner |
| Confirmation automatique | Jusqu'à 8 personnes, tant que le service est rempli à moins de 50 % |
| Lien de réservation | Votre page https://votre-restaurant.omany.website/booking |
| Exemples | 5 préférences (anniversaire, chaise bébé…) et une carte d'exemple |
Au premier accès, un assistant de configuration en 7 étapes s'ouvre aussi. Vous pouvez le reprendre plus tard grâce au bouton « Configuration … % complété » du menu.
Bon à savoir
Comptez 15 minutes pour tout vérifier. Faites-le dans l'ordre de ce guide : les services d'abord, car ce sont eux qui créent les créneaux proposés à vos clients.
1. Vos services et horaires
Un service est une plage où vous prenez des réservations : le déjeuner, le dîner, un brunch. Seuls les services ouvrent des créneaux : les « Heures d'ouverture générales » de votre fiche servent uniquement à l'affichage sur votre site.
Ouvrez Horaires et capacité › Services et horaires, puis cliquez sur un service. Sa fenêtre a quatre onglets : « Général », « Créneaux », « Menus et champ perso » et « Paramètres ».
Ici, le dîner est ouvert du lundi au samedi (le dimanche est décoché : fermé), dans la salle et en terrasse, soit 70 couverts.
Onglet « Général »
- « Nom du service » : visible de vos clients (« Déjeuner », « Dîner »).
- « Description (affichée sur le booker) » : un message affiché au client qui réserve sur ce service, par exemple « Le dimanche midi, brunch à volonté ».
- « Jours concernés » : les jours de la semaine où ce service est ouvert. Un jour décoché est fermé, chaque semaine.
- « Salles concernées » : les salles où vous placez les clients de ce service. La capacité du service est la somme de leurs capacités, affichée dessous (« Capacité totale : 70 couverts »).
- « Choisir une date » : pour un service exceptionnel, une seule date (un réveillon, un brunch de fête). Il remplace ce jour-là les services habituels qui ont lieu aux mêmes heures.
Onglet « Créneaux »
C'est l'onglet qui décide des heures proposées à vos clients.
| Champ | Ce qu'il change |
|---|---|
| « Début de service » | L'heure de la première arrivée possible. |
| « Fin de service » | L'heure du dernier départ, pas de la dernière arrivée. |
| « Temps moyen à table (min) » | Combien de temps une table reste occupée après l'arrivée du client. |
| « Pas entre deux arrivées (min) » | L'écart entre deux créneaux proposés : toutes les 15 min, toutes les 30 min… |
| « Couverts max par créneau d'arrivée » | Facultatif. Limite le nombre de couverts qui arrivent à la même heure, pour lisser le travail de la cuisine. Vide : pas de limite. |
Dîner de 19:00 à 22:30, 120 minutes à table, une arrivée toutes les 15 minutes.
Attention
Si vous voulez accepter des clients jusqu'à 21:30 avec 2 heures à table, la fin de service doit être 23:30. C'est l'erreur de réglage la plus fréquente : la dernière heure proposée en ligne paraît trop tôt.
L'onglet affiche aussi une simulation : première arrivée, dernière arrivée, dernier départ, et un graphique du remplissage heure par heure si chaque créneau était plein. Utilisez-la pour vérifier vos réglages avant d'enregistrer.
Onglet « Menus et champ perso »
- « Menus proposés pour ce service » : les menus que le client pourra choisir en réservant. Voir Proposer un menu quand le client réserve.
- « Champ personnalisé » : une question à poser au client sur ce service seulement, par exemple « Nom de l'entreprise » pour un déjeuner d'affaires. Un champ par service, obligatoire ou non.
Onglet « Paramètres »
- « Auto confirmation » : voir plus bas.
- « Couverts en liste d'attente au maximum » : quand un créneau est complet, le client peut s'inscrire en liste d'attente tant que ce nombre n'est pas atteint. À 0, le créneau affiche directement Complet.
- « Réservable » : désactivé, le service n'est plus proposé en ligne du tout.
Attention
Un service que vous ajoutez vous-même ne reprend pas les réglages de l'exemple : temps à table et pas entre deux arrivées démarrent à 30 minutes, la confirmation automatique à 4 personnes et 80 %. Vérifiez-les avant d'enregistrer.
2. Vos salles et la capacité
Ouvrez Horaires et capacité › Salles et tables. Pour chaque salle : « Nom », « Capacité » (le nombre de couverts que vous pouvez y recevoir au maximum) et « Réservable ».
Ce que vous et vos clients voyez : « Salle principale », « Terrasse », « Mezzanine ».
Le nombre maximum de couverts dans cette salle en même temps. C’est lui qui limite les réservations.
Désactivé, la salle n’est plus proposée en ligne : pratique pour une terrasse fermée l’hiver.
Comment Omany sait s'il reste de la place
Un créneau est proposé en ligne s'il reste assez de couverts au moment où le client sera à table :
- une réservation occupe des couverts de son heure d'arrivée jusqu'à la fin du temps à table ;
- une réservation placée sur une table compte les places de la table (une table de 4 pour 3 personnes compte 4) ; sans table, elle compte son nombre de personnes ;
- les réservations en attente et confirmées sont comptées.
Dîner de 40 couverts, 120 minutes à table. Une table de 6 réserve à 20:00.
Bon à savoir
Les tables servent à placer les clients ; ce sont les capacités des salles qui limitent les réservations. Vos tables se dessinent à part, dans le Plan de salle, en mode « Création ».
La « Terrasse » de l'exemple compte 20 couverts dans le déjeuner et le dîner. Si vous n'avez pas de terrasse, ou qu'elle est fermée l'hiver, retirez-la des « Salles concernées » de vos services.
3. Vos coordonnées
Ouvrez Mon établissement › Coordonnées et code PIN. Vérifiez le nom, l'adresse, les téléphones et l'email : ils s'affichent sur votre page de réservation, sur votre site et dans les emails envoyés à vos clients.
Le « Code PIN » est facultatif. S'il est rempli, le manager peut passer en mode serveur : votre équipe utilise le cahier et le plan de salle sans pouvoir changer vos réglages, et les actions sensibles (refuser une réservation, supprimer) demandent le code.
4. Votre lien de réservation
Ouvrez Module de réservation › Apparence et intégration.
La section « Intégration »
- « Lien de la page » (
…/booking) : à copier dans votre fiche Google, vos réseaux sociaux, la signature de vos emails. - « Code à intégrer », en format « Bouton » ou « Barre », si vous avez votre propre site : collez ce code dans votre site, ou envoyez-le à la personne qui le gère. Votre site Omany, lui, l'affiche déjà.
- L'apparence de la page : couleur principale, logo, sous-titre, lien de retour vers votre site.
La section « Configuration du module »
| Réglage | Ce qu'il change | Par défaut |
|---|---|---|
| « Réservation à l'avance (jours) » | Jusqu'à quelle date le client peut réserver | 90 jours |
| « Couverts maximum » | La plus grande table réservable en ligne | 10 |
| « Réservation de groupe » | Permet aux groupes plus grands de demander une réservation (à confirmer par vous) | Désactivé |
| « Sélection de salle » | Le client peut choisir sa salle (salle ou terrasse) | Désactivé |
Enregistrez avec la barre en bas de page.
Confirmation automatique
Chaque réservation faite en ligne arrive dans votre cahier avec l'un de ces trois statuts :
Omany a confirmé tout seul. Le client reçoit sa confirmation. Vous n’avez rien à faire.
Le client attend votre réponse. Vous recevez un email et une pastille s’allume dans le menu.
Le service est complet. Le client attend qu’une table se libère.
Ce qui décide entre « Confirmée » et « À confirmer » se règle service par service, onglet « Paramètres », « Auto confirmation » :
- « Nombre de personnes maximum par réservation » ;
- « Taux de remplissage maximum ».
Dîner de 70 couverts, confirmation automatique jusqu'à 8 personnes et 50 % de remplissage.
Une réservation au-delà de la capacité passe en liste d'attente, et une réservation de groupe au-delà des « Couverts maximum » est toujours à confirmer. Une réservation à confirmer vous est toujours signalée par email, et par la pastille du menu Réservations.
Bon à savoir
Pour tout confirmer à la main, mettez l'un des deux champs à 0. Pour presque tout confirmer automatiquement, montez le taux de remplissage à 100 %.
L'offre gratuite
Les 50 premières réservations sont offertes, sans carte bancaire. Toutes comptent, y compris celles saisies à la main et celles annulées : évitez les réservations de test. À 10 réservations restantes, un bandeau jaune vous prévient.
Au-delà, les réservations continuent d'arriver, mais le nom et les coordonnées des nouveaux clients sont masqués jusqu'à l'abonnement, à prendre dans Mon établissement › Abonnement. Une réservation garantie par une caution ou payée en ligne n'est jamais masquée.
Questions fréquentes
Pourquoi un créneau n'apparaît-il pas pour mes clients ?
Vérifiez dans l'ordre : le service est « Réservable », le jour est coché dans « Jours concernés », l'heure est avant la dernière arrivée (fin de service moins temps à table), il n'y a pas de fermeture ce jour-là, et la capacité n'est pas atteinte à cette heure.
Pourquoi mes clients ne peuvent-ils pas réserver tard le soir ?
La « Fin de service » est l'heure du dernier départ. Avec 2 heures à table et une fin à 22:30, la dernière arrivée est à 20:30. Reculez la fin de service.
Puis-je fermer le dimanche ?
Oui, c'est déjà le cas dans l'exemple : les services ne sont ouverts que les jours cochés. Pour une fermeture exceptionnelle, voir Fermetures et congés.
Mon site Omany a-t-il besoin du code à intégrer ?
Non. Le module de réservation y est déjà. Le code ne sert que pour un site fait ailleurs.